הדרך הבטוחה והמאובטחת לקבל חתימה והעברת מסמכים באינטרנט

חתימה אלקטרונית של PaperTrail – כל מה שאתם צריכים לדעת

כיום הטכנולוגיה מאפשרת ליצור חתימה אלקטרונית המהווה תחליף למערכות אימות מיושנות כמו חתימה בכתב יד. מטרת החתימה להוות וריפיקציה אמינה של הצדדים למסמך. במדריך זה נגדים את משמעות החתימה האלקטרונית, יתרונותיה והערך המוסף של PaperTrail.

מהי חתימה אלקטרונית

חתימה אלקטרונית היא אמצעי תיקוף וזיהוי של בעל התעודה. למעשה, חתימה אלקטרונית יכולה לשמש כמקבילה הווירטואלית של תעודת זהות או רישיון נהיגה בכך שהיא מהווה זיהוי רשמי של הגורם המספק אותה. לרוב חתימה אלקטרונית תהה קובץ המצורף למסמכים וכזה שמבטיח את אמתותו והאותנטיות שלו.

חתימה אלקטרונית יכולה להיות מונפקת אף ורק על ידי צד שלישי אשר קיבל אישור מהמדינה להנפיק חתימות אלו. צד זה נקרא 'גורם מאשר'.

ישנן שתי פונקציות מרכזיות לחתימה אלקטרונית:

1. Sign – או בעברית, חתימה על המסמך. אפשרות שמהווה מזהה חתימה המזוהה עם גורם כלשהו בצורה חד-חד ערכית. כך לדוגמה, ניתן לחתום על חוזה באמצעות אופציית החתימה האלקטרונית ללא דרישה לנוכחות פיזית.
2. Seal – או בעברית, חתימה של המסמך. אפשרות זו מאפשרת לנעול את המסמך לשינויים או תוספות אלא מבעל החתימה האלקטרונית הספציפית שכתב את המסמך. ניתן לדמות את הפונקציה הזו לחתימה בשעווה.

חתימה אלקטרונית נעשית בשיטה של הצפנה א-סימטרית כלומר, הצפנה בה כל מפתח הצפנה מפוצל לשניים: מפתח פרטי ומפתח ציבורי אשר ביניהם יש הקשר מתמטי.

המפתח הפרטי של בעל כל חותמת אלקטרונית נשמר בסודיות והוא נועד לשמשו רק בפעולות הנדרשות כפי שתיארנו לעיל. המפתח הציבורי הוא זה שעובר בין המשתמשים והוא, ורק הוא יכול "לפתוח" את המפתח הפרטי-סודי.

אילו יתרונות יש לחתימה אלקטרונית

1. מהימנות – שלא כמו חתימות בכתב יד הניתנות לזיוף ביתר קלות והשימוש בהן נחשב למיושן ובעל סכנות, חתימה אלקטרונית היא אמצעי אשר מעניק וידוא זהות מיטבי. כאמור, החתימה מונפקת על ידי גורם מורשה שמאמת את זהות לקוחותיו לפני הנפקת החתימה האלקטרונית ולוקח אחריות משפטית על אימות זה. מכאן, שהסיכוי לזיוף נמוך הן טכנולוגית, שכן קשה עד בלתי אפשרי להשיג או לזייף את המפתחות והן משפטית, שכן הגוף המאשר נוטל סיכון ולכן יקפיד מאוד על וידוא זהויות הצדדים.
2. יעילות עסקית – חתימות אלקטרוניות יכולות להוות כלי לזהות ולייחד את המוצרים שלכם בפני לקוחות, להוות "תעודת ביטוח" לזהותכם כלפי לקוחות ולחסוך הוצאות הכרוכות בזיהוי מקור המסמכים.
3. הטמעה של חתימה אלקטרונית מאפשרת אוטומציה של תהליכים בארגון כמו שליחת אלפי מיילים או הצעות מכר מאומתות ללקוחות בו-זמנית, או ביצירת שירות העלאת מסמכים לאתר הארגון בצורה מאובטחת ואותנטית.

כיצד חתימה אלקטרונית חוסכת לך זמן יקר

שירות חתימות אלקטרוניות יכול לחסוך זמן רב שכן הוא מאפשר כמעט לחלוטין את ביטול הצורך בתלות בשירותי דואר פיזיים למסמכים רשמיים או במערכות אימות הדורשות נוכחות פיזית. כמו כן, חתימה אלקטרונית יכולה להתבצע על מסמכים מכל הסוגים (word  או pdf.) ולאפשר ההעברה שלהם באמצעות האימייל או תוכנות מסרים מידיים אחרות כגון WhatsApp.

מדוע מומלץ לבחור במערכת חתימה אלקטרונית של  PaperTrail

המערכות של PaperTrail  הינן מערכות מקוונות ומתקדמות שמאפשרות לבצע שירות יצירת ושליחת חתימות אלקטרוניות ללא מעורבות אנושית כלל ודרך ממשק אינטרנטי בלבד.

אנו מציעים מגוון אופציות לחבילות שונות ולכן מאפשרים בחירה של חבילה בהתאם לצרכים האידיאליים של בעל העסק. כמו כן, המוצר שלנו עומד בכל דרישות החוק הישראלי והבינלאומי.

השימוש בשירותנו נוח, יעיל ופשוט.

חתומו, ב-4 צעדים פשוטים