בעולם של היום, כמעט כל פעילות המשרד עברה לתפעול באמצעות המחשב; אין מסמך, התכתבות או פעילות משרדית, שלא נעשית באופן ממוחשב ומקוון. התוצאה מכך היא צבירה של כמויות אדירות של אינפורמציה ומידע. אם בעבר, משרדים וקליניקות היו שומרים את תיעודי העבר במחסנים הרי שהיום כל המידע נשמר בענן או על השרת המקומי. כך, בניגוד לעבר, מתאפשרת נגישות רבה יותר וישנה אופציה לשימוש יעיל בעבודת העבר מבלי לנבור בערמת קלסרים אינסופית.
אלא, שכמות המידע הנשמרת כיום כה גדולה עד שאפילו המעבר לתיעוד דיגיטאלי לא מצליח למנוע איבוד ושימוש לא יעיל במידע שנצבר בקליניקה. לפיכך, בעלי מקצוע מיומנים שרוצים לשלוט בקליניקה שלהם בצורה מיטבית יכולים להיעזר בתוכנה ייעודית לניהול הקליניקה שיכולה לסייע להם להתמודד עם כמות המידע והאינפורמציה שנמצאת אצלם.
מה חשוב לדעת לפני שבוחרים תוכנה לניהול קליניקה?
אז החלטתם להתייעל ולרכוש תוכנה לניהול הקליניקה. אם כך, יש מספר דברים חשובים שעליכם לדעת:
- ייתכן שאתם מחויבים לפי החוק בשמירה על פרטיות המטופלים שלכם, קל וחומר אם מדובר במידע רפואי רגיש. על כן, ייתכן שעליכם חובה לנקיטת אמצעים סבירים לשמירה על פרטיות המטופלים שלכם. על פניו נראה שתוכנה שמכילה מידע רפואי תצטרך להיות מאובטחת ובנויה בצורה מקצועית כדי לעמוד בדרישות החוק.
- ישנה סקאלה רחבה מאוד של תוכנות שמאפשרות פיצ'רים רבים ובעלויות משתנות. לכן, כדאי לכם לבחור את התוכנה שמאפשרת ניהול קליניקה באופן שמותאם לצרכים שלכם ובכך לחסוך עלויות רבות.
- הבחירה בתוכנת ניהול קליניקה מאפשרת לא רק להתייעל מהבחינה הטיפולית- קלינית, אלא גם להתייעל מבחינה כלכלית, לשלוט טוב יותר בהוצאות, בחובות של מטופלים ולהגיע בקלות רבה יותר למטופלים חדשים. לפיכך, שימוש בתוכנה יכול לשפר את כל האלמנטים העסקיים והקליניים של המרפאה.
מה כדאי שיהיה כלול בתוכנה?
כדי שתוכנת ניהול הקליניקה תהיה יעילה, עלייה לכלול מספר פיצ'רים הכרחיים:
- מידע רפואי של המטופל – תוכנה מקצועית צריכה לכלול "תיק מטופל" בו מצויים כל הפרטים החשובים והרלוונטיים לגביו כמו טיפולים קודמים, רגישויות ואלרגיות, פרטים אישיים כגון גיל, מקום מגורים וטלפון. "תיק המטופל" יכול גם לכלול היבטים שאינם טיפוליים כמו חובות או תשלומים עבר של המטופל.
- אפשרות ניהול תורים – מערכת שמאפשרת זימון תורים בקלות למרפאה פותחת עבורה קהלים חדשים ועוזרת למקסם את שעות העבודה המנוצלות. מערכת ניהול קליניקה טובה צריכה לאפשר ניהול תורים מרחוק, ללא תלות ביום ובשעה וכן להיות נגישה מפלטפורמות ביתיות כמו מחשב ביתי או טלפון חכם (סמארטפון). בנוסף, אפשר לשקול אפשרות לשליחת הודעות SMS מהמערכת אל המטופל ובכך לשמור על קשר מהיר ויעיל עמו. הדבר חשוב במיוחד אם רופא מעוניין לשלוח מרשמים ישירות לנייד של המטופל בצורה נוחה שתאפשר לו הגעה עם המרשם לבתי מרחקת לבחירתו.
- מערכת יעילה צריכה לאפשר לקליניקה לנהל את ענייניה הכספיים בצורה מרוכזת שתאפשר לה להימנע מטעויות בענייני מלאי וחובות של מטופלים. כמו כן, באמצעות בניית "תיק מטופל" ושיוכו לגוף מבטח (חברת ביטוח או קופת חולים), יש לקליניקה Go To Guy אליו היא יכולה לפנות במקרים של חוסרים או התנהלות מול הביטוח.
כיצד התוכנה עוזרת לניהול המרפאה?
כל מטופל בקליניקה מביא עמו סיפור שונה וצורת טיפול ייחודית. על כן, כמות הפרטים שיכולים להיאסף על כל מטופל רב. זה יכול להתחיל בטיפול התרופתי אותו הוא מקבל ועד האם המטופל שילם על הטיפול, באיזה קופת חולים או חברת ביטוח הוא מבוטח ועוד מגוון פרטים רחב.
תוכנה לניהול מרפאה עוזרת לבנות מעין "תיק" על כל לקוח כך שכל הפרטים החשובים הללו לא יישכחו או ייעלמו בין הררי המידע. כך המטפל יכול לשמור היסטוריית טיפולים ולגשת בקלות לדוחות הטיפול, לשלוח תזכורות למטופלים ולצוות, לעקוב אחרי תשלומים של המטופלים, ואף לעקוב אחרי מלאי הציוד שקיים בקליניקה והאם יש צורך לחדשו.
אלו יתרונות יש לתוכנה לניהול קליניקה ומרפאות
גם במבט ראשון נראה שכל אחד מהיתרונות של תוכנה הוא אלמנט בסיסי שהיה קיים גם בעבר בצורה מפוזרת על פני תוכנות מחשוב שונות (כמו אקסל, וורד וכדומה). כיום ישנה אפשרות לרכז את כל המידע במקום מאובטח אחד ולשלוט בכמות האינפורמציה הגדולה שנצברת בקליניקה על מנת לטייב את השירות שהיא נותנת למטופלים ולשפר את תהליכי העבודה הפנימיים.
שוו לעצמכם מצב בו כל אחד מפרטי האינפורמציה הללו נמצאים בתוכנה אחרת; אילו הקליניקה הייתה מתנהלת לפי מסמך אקסל, היא הייתה צריכה לעדכן כל שינוי בצורה ידנית, לעקוב צורה ידנית אחרי המלאי ותזרים התשלומים. שיטה זו היא ערובה בטוחה לשכחה לבלבול שנובעים ממהלכם הטבעי של ניהול הקליניקה.
הצורך בתוכנת ניהול מתעצם כאשר מדובר בקליניקה קטנה ובה מטפלים עצמאיים שלא מעסיקים אנשי צוות רבים. במצב זה למעשה כל נטל ניהול הקליניקה בהיבטים הלא מקצועיים והאדמניסטרטיביים, נופל על המטפל. חשבו כמה זמן טיפול מנהל קליניקה כזו צריך לבזבז על מנת לתאם את כל פרטי המידע, להיות בקשר עם הלקוחות ולהזמין מלאי, זאת בשעה שהוא יכול היה לקבל מטופלים נוספים או לסיים כמה שעות מוקדם יותר בשבוע.
בקליניקות גדולות יותר, כמות המידע לניהול גדלה בהתאם וכך גם אם יש עובד אדמניסטרטיבי, יש לצייד אותו/ אותה בכלים מקצועיים שיאפשרו לו לבצע את העבודה בצורה יעילה יותר ולחסוך בזמן משרה.
האם התוכנה מאובטחת?
כפי שציינו מקודם, שמירה על מידע רפואי עשויה לחייב את המחזיק בו שמירה עליו ועל המידע השמור בו באמצעים נאותים. חוק הגנת הפרטיות, לדוגמה, מגדיר מידע רפואי כ-"מידע רגיש" ומעצים את הצורך בהגנה עליו.
מטעם זה, תוכנה לניהול קליניקה חייבת להיות מאובטחת ומוגנת מפני פרצות והאקינג. אם אתם מנהלים קליניקה באמצעות תוכנה עליכם לדעת שעליכם להצטייד בתוכנה שעומדת בדרישות החוק.
למה מומלץ לבחור בתוכנה של PaperTrail
למעשה, התוכנה של PeperTrail היא הפתרון היעיל והנוח לכל הצרכים השונים שהעלנו. התוכנה מסוגלת לאפשר ניהול אחרי מאגר המטופלים, לבנות להם את התיק הרפואי ולאגד את הנתונים הכלכליים שלהם במקום אחד. בנוסף, PaperTrail יכולה גם לשמש כמו תוכנה לניהול מרשמים, כך שכל המידע הרלוונטי יכול להימצא בפלטפורמה נוחה אחת. כמו כן, PaperTrail מנהלת ממשק מאובטח שעומד בתקנים הממשלתיים ומשמש לניהול רשומות ממשלתיות בצורה וברמה הנדרשת.
בנוסף, ממשק המשתמש של PaperTrail נוח ואינטואיטיבי ויעזור לכם להגיע לתוצאות הרצויות בניהול הקליניקה שלכם בנוחות ובמהירות.
לסיכום, כפי שהצגנו במאמר זה, קליניקות שונות יכולות לשפר את האופן בו הן מתפקדות וזאת על ידי הטמעה של טכנולוגיות פשוטות בבסיס עבודתן. המניעים לרכישת תוכנת ניהול יכולים לנוע בין רצון לנהל ולהעניק טיפול אישי יותר למטופלים המבוסס בצורה אינטואיטיבית על טיפולי עבר, או רצון בשליטה יותר טובה על ההוצאות הכספיות וההכנסות של הקליניקה. לחילופין ייתכן שמטרתכם היא בכלל הוריד מעצמכם את נטל הניהול השוטף. כל אחד מהמקרים הללו תוכנה לניהול קליניקה יכולה לסייע לכם רבות ולשפר את הרמה המקצועית שלכם.
