חתימה אלקטרונית
הדרך הבטוחה והמאובטחת לקבל חתימה והעברת מסמכים באינטרנט
חתימה אלקטרונית של PaperTrail – כל מה שאתם צריכים לדעת
כיום הטכנולוגיה מאפשרת ליצור חתימה אלקטרונית המהווה תחליף למערכות אימות מיושנות כמו חתימה בכתב יד. מטרת החתימה להוות וריפיקציה אמינה של הצדדים למסמך. במדריך זה נגדים את משמעות החתימה האלקטרונית, יתרונותיה והערך המוסף של PaperTrail.
מהי חתימה אלקטרונית
חתימה אלקטרונית היא אמצעי תיקוף וזיהוי של בעל התעודה. למעשה, חתימה אלקטרונית יכולה לשמש כמקבילה הווירטואלית של תעודת זהות או רישיון נהיגה בכך שהיא מהווה זיהוי רשמי של הגורם המספק אותה. לרוב חתימה אלקטרונית תהה קובץ המצורף למסמכים וכזה שמבטיח את אמתותו והאותנטיות שלו.
חתימה אלקטרונית יכולה להיות מונפקת אף ורק על ידי צד שלישי אשר קיבל אישור מהמדינה להנפיק חתימות אלו. צד זה נקרא 'גורם מאשר'.
ישנן שתי פונקציות מרכזיות לחתימה אלקטרונית:
- Sign – או בעברית, חתימה על המסמך. אפשרות שמהווה מזהה חתימה המזוהה עם גורם כלשהו בצורה חד-חד ערכית. כך לדוגמה, ניתן לחתום על חוזה באמצעות אופציית החתימה האלקטרונית ללא דרישה לנוכחות פיזית.
- Seal – או בעברית, חתימה של המסמך. אפשרות זו מאפשרת לנעול את המסמך לשינויים או תוספות אלא מבעל החתימה האלקטרונית הספציפית שכתב את המסמך. ניתן לדמות את הפונקציה הזו לחתימה בשעווה.
חתימה אלקטרונית נעשית בשיטה של הצפנה א-סימטרית כלומר, הצפנה בה כל מפתח הצפנה מפוצל לשניים: מפתח פרטי ומפתח ציבורי אשר ביניהם יש הקשר מתמטי.
המפתח הפרטי של בעל כל חותמת אלקטרונית נשמר בסודיות והוא נועד לשמשו רק בפעולות הנדרשות כפי שתיארנו לעיל. המפתח הציבורי הוא זה שעובר בין המשתמשים והוא, ורק הוא יכול "לפתוח" את המפתח הפרטי-סודי.
אילו יתרונות יש לחתימה אלקטרונית
- מהימנות – שלא כמו חתימות בכתב יד הניתנות לזיוף ביתר קלות והשימוש בהן נחשב למיושן ובעל סכנות, חתימה אלקטרונית היא אמצעי אשר מעניק וידוא זהות מיטבי. כאמור, החתימה מונפקת על ידי גורם מורשה שמאמת את זהות לקוחותיו לפני הנפקת החתימה האלקטרונית ולוקח אחריות משפטית על אימות זה. מכאן, שהסיכוי לזיוף נמוך הן טכנולוגית, שכן קשה עד בלתי אפשרי להשיג או לזייף את המפתחות והן משפטית, שכן הגוף המאשר נוטל סיכון ולכן יקפיד מאוד על וידוא זהויות הצדדים.
- יעילות עסקית – חתימות אלקטרוניות יכולות להוות כלי לזהות ולייחד את המוצרים שלכם בפני לקוחות, להוות "תעודת ביטוח" לזהותכם כלפי לקוחות ולחסוך הוצאות הכרוכות בזיהוי מקור המסמכים.
- הטמעה של חתימה אלקטרונית מאפשרת אוטומציה של תהליכים בארגון כמו שליחת אלפי מיילים או הצעות מכר מאומתות ללקוחות בו-זמנית, או ביצירת שירות העלאת מסמכים לאתר הארגון בצורה מאובטחת ואותנטית.
כיצד חתימה אלקטרונית חוסכת לך זמן יקר
שירות חתימות אלקטרוניות יכול לחסוך זמן רב שכן הוא מאפשר כמעט לחלוטין את ביטול הצורך בתלות בשירותי דואר פיזיים למסמכים רשמיים או במערכות אימות הדורשות נוכחות פיזית. כמו כן, חתימה אלקטרונית יכולה להתבצע על מסמכים מכל הסוגים (word או pdf.) ולאפשר ההעברה שלהם באמצעות האימייל או תוכנות מסרים מידיים אחרות כגון WhatsApp.
מדוע מומלץ לבחור במערכת חתימה אלקטרונית של PaperTrail
המערכות של PaperTrail הינן מערכות מקוונות ומתקדמות שמאפשרות לבצע שירות יצירת ושליחת חתימות אלקטרוניות ללא מעורבות אנושית כלל ודרך ממשק אינטרנטי בלבד.
אנו מציעים מגוון אופציות לחבילות שונות ולכן מאפשרים בחירה של חבילה בהתאם לצרכים האידיאליים של בעל העסק. כמו כן, המוצר שלנו עומד בכל דרישות החוק הישראלי והבינלאומי.
השימוש בשירותנו נוח, יעיל ופשוט.
תפסיקו לדאוג ולעקוב אחר המסמכים שלך שצריכים חתימות
קבלו חתימות מחייבות משפטית מבלי לראות פיסת נייר.
חתימות תואמות לחוק הישראלי ולחוק הבינלאומי
אידיאלי לעסקים קטנים ובינוניים
חתומו, ב-4 צעדים פשוטים
לחיצה על תמונת החתימות נכנסת למצב עיצוב חתימות.
מהחלונית השמאלית גרור את האפשרות הרצויה למקום הרלוונטי בתוך המסמך.
גרור שדות חתימה וכל סוג שדה אחר אל המסמך.
בקש חתימות לשלוח את המסמכים לרשימת החותמים שצריכים לחתום.
שלב 4 - חותמים בהמתנה
חבילת המסמכים נשלחה כעת בדוא"ל לחתומים לחתימה.
תיבות הסימון מציגות את הסטטוס הנוכחי של החבילה, כלומר נשלחה אך עדיין לא חתומה 'בוצעה' על ידי הנמען המיועד.
החותמים פשוט לוחצים על כפתור החתימה הכלול בדוא"ל בקשת חתימה.
ניתן ליישם מיתוג חברה ספציפי כדי לעמוד במיתוג ספציפי לחברה.
החץ הכתום מנחה את החותם או המאשר לכל השדות הרלוונטיים שיש למלא.
יש גם אפשרויות להקצות מחדש או לדחות את בקשת החתימה.
דחיית בקשת החתימה מחייבת את החותם לספק סיבה אשר מוצגת בנתיב ביקורת המסמכים.
החותם יכול להשתמש באפשרות המועדפת עליו עבור המראה והתחושה של החתימה שלו.
ברירת המחדל היא השם המלא של החותם, או האפשרות ציור מספקת להעלאת תמונת חתימה או לצייר חתימה בזמן אמת.
תהליך החתימה מחייב כעת את המשתמש לבחור 'הסכים לתנאים וההגבלות' ולאחר מכן מנחה את המשתמש ללחצן החתימה שמשלים את התהליךאם החבילה תישלח למשתמש חיצוני שאין לו גישה ל-Sign Hub, תיבת אישור נוחה מאפשרת למשתמש לשמור את המסמך שעליו חתם במחשב שלו.
שלב 4 - חבילה שהושלמה חתומה על ידי כל החותמים
מהלך העבודה בחלק העליון של המסך מציגה כעת את החזותי עם כל 4 השלבים שהושלמו.
לחיצה על שם המסמך תציג את המסמך החתום, יחד עם ביקורת על המסמך וההיסטוריה שנוצרה על ידי המערכת של כל הפעולות במהלך תהליך החתימה.
הצגת היסטוריית המערכת עבור החבילה החתומה
פריטי תפריט - מציאת חבילות
תגים זמינים גם כדי לשייך במהירות כל מחרוזת חיפוש לחבילה
ניתן גם לשנות בקלות את שם המסמך לכל ניסוח רצוי.
פריטי תפריט - תבניות
השתמש בתבניות PaperTrail Sign Hub כדי להוסיף בקלות יכולת חתימה לכל מסמך מובנה.
תבניות יכולות לכלול כל זרימת עבודה מותאמת אישית וכן כל רמת קידוד שעשויה להידרש כדי לעמוד בדרישת תהליך ספציפית.
פריטי תפריט - העבודה שלי
משתמשי Sign Hub יכולים לראות בקלות כל דוא"ל שאולי פספסו בדואר שלהם שדורש את החתימה שלהם.
לעולם אל תדאג אם תפספס חבילה בתיבת הדואר שלך שצריכה את החתימה שלך.
פריטי תפריט - שימוש
ל-PaperTrail Sign Hub יש לוח מחוונים המציג תרשימים קלים להבנה שניתן גם להתאים אישית.
ניתן להפעיל/לכבות נתונים ספציפיים ללוח המחוונים ולספק רק את המידע שאתה צריך לנטר.
לדוגמה רק דיווח על משתמשים או מחלקות ספציפיות או סטטוס חבילה ספציפית, כלומר חתימה ממתינה.
Sign Hub API
אינטגרציה למערכות עורפיות זמינה בקלות באמצעות API של Sign Hub.
אינטגרציה טיפוסית עשויה להיראות בערך כמו להלן.
חתום עם כל הצוות שלך, לא משנה היכן הם נמצאים
בדרכים, בשטח או במשרד, חתום בקלות על כל המסמכים שלך ממכשיר iOS או אנדרואיד שלך.
מה מייחד את פתרון Sign Hub של PaperTrail מהשאר?
יכולות eSignatures יכולות לצמוח יחד עם העסק שלך. בין אם אתה דורש חתימה על מסמכים אד-הוק או להשלים תהליכי חתימה אוטומטיים באמצעות ה-API של פייפרטרייל, ה-Sign Hub שלנו מוכן לענות על כל צרכי החתימה שלך
מספק את כל הפונקציונליות הדרושה כדי לקבל בצורה בטוחה ומאובטחת מסמכים מקוונים חתומים ישירות מהקופסה.
